La réservation de la salle communale se fait en mairie
(Tel : 02 38 92 42 51) aux horaires habituels de permanence.
Règlement d’utilisation de la salle polyvalente
I – Conditions de location
- La salle polyvalente, avec différentes configurations, peut être mise à disposition pour des manifestations à caractère associatif, culturel, social, humanitaire, caritatif ou familial.
- La location est consentie à titre personnel et pour une utilisation exclusive du demandeur, personne majeure, morale ou physique. Aucune sous-location n’est tolérée.
- La salle dans sa totalité peut accueillir 190 personnes sur une surface de 193 m²
- La salle « côté cour » peut accueillir 100 personnes sur une surface de 109 m²
- La salle « côté rue » peut accueillir 80 personnes sur une surface de 84 m²
- La cuisine est équipée pour la confection de repas.
- Les dates et horaires d’utilisation sont fixés en fonction d’un calendrier arrêté par le Maire ou les élus mandatés, en accord avec les arrêtés préfectoraux.
II – Demande de réservation
- Les demandes de réservation seront prises en compte au maximum 6 mois avant la date de location, sauf dérogation.
- Priorité sera donnée aux habitants et associations de Vieilles-Maisons.
- L’attribution de la salle peut cependant être retirée malgré l’accord donné du fait de l’organisation d’élections, ou en cas de force majeure. Dans ce cas, le locataire sera remboursé de la totalité des sommes versées sans pouvoir prétendre à une quelconque indemnisation.
- Le Maire, ou l’élu délégué, se réserve le droit de refuser une location au moment du dépôt de la demande.
III – Tarifs de location et caution
Le montant de la caution est fixé à 1.000,00 euros quel que soit le type de location.
IV – Gratuité de la salle et locations dérogatoires
- Les associations de Vieilles-Maisons peuvent bénéficier de la mise à disposition gratuite selon le calendrier établi en fin d’année civile.
- Il doit s’agir d’une association Loi 1901 qui a satisfait à la déclaration au Journal Officiel. Elle doit répondre aux critères simultanés suivants :
- avoir son siège social à Vieilles-Maisons,
- organiser une Assemblée Générale annuelle,
- être assurée,
- participer à la vie de la commune.
- La Commission concernée se réserve le droit d’accepter ou de refuser toutes les autres demandes de location à titre gracieux ou dérogatoire (associations caritatives locales ou hors commune).
IV – Réservation, paiement, caution
- La réservation sera effective dans les 8 jours qui suivent l’accord de location à réception de :
- la convention signée,
- l’attestation d’assurance Responsabilité Civile,
- La facturation se fera par titre exécutoire, à régler à réception du titre à la trésorerie
- Un chèque de caution sera exigé lors de la remise des clés et sera restitué après l’état des lieux sous réserve d’absence de dégradation.
- Dans les cas suivants, le montant du préjudice sera déduit du cautionnement :
- dégradations,
- défaut de nettoyage,
- manque ou casse de matériel, etc…
Dégradations importantes : si le coût des travaux nécessaires liés à des dégradations excède le montant de la caution, une facture supplémentaire sera adressée au locataire responsable.
S’il apparaît qu’une personne résidant à Vieilles-Maisons loue la salle pour le compte d’autrui afin de bénéficier du tarif réservé aux habitants de Vieilles-Maisons :
- la Commune facturera la différence de prix entre le tarif « habitants de Vieilles-Maisons » et le tarif « habitants hors commune »,
- le chèque de caution sera, quant à lui, encaissé.
V – Annulation
- Aucune annulation ne sera acceptée, ni aucun remboursement effectué, sauf en cas de force majeure (décès ou hospitalisation du locataire en titre) rendant la manifestation impossible.
VI – Etat des lieux
- Un état des lieux sera effectué avant la location, et suivi de la remise des clés au locataire.
- Un autre état des lieux sera effectué après la location en présence du locataire et du représentant de la Commune.
- Les clés seront restituées à la Commune lors de ce second état des lieux.
VII – Consignes d’utilisation
- Prestations fournies :
- salles correspondant à la configuration retenue,
- cuisine équipée selon réservation,
- tables et chaises
- éclairage et chauffage éventuel.
- Obligations des utilisateurs :
- Toute modification des installations est formellement interdite.
- Les utilisateurs ont l’obligation de rendre les locaux et abords propres, les poubelles de la cuisine et des sanitaires vidées.
- L’évacuation des poubelles d’ordures ménagères est à la charge des utilisateurs.
- Les utilisateurs sont tenus d’assurer le tri sélectif de leurs déchets : des containers sont à disposition à proximité.
- Aucun dégât ne doit être occasionné aux murs, sols, plafonds, portes, fenêtres, mobiliers et matériels. Il est strictement interdit de fixer des décorations et coller des affiches au plafond, sur les portes et murs.
- Aucun animal ne sera toléré, à l’exception des chiens guides accompagnant les personnes titulaires de la Carte d’Invalidité prévue à l’article L.241-3 du Code de l’Action Sociale et des Familles (Loi du 11 février 2005).
- Tout matériel apporté par les utilisateurs devra être conforme aux normes de sécurité en vigueur.
- L’emploi de projectiles, pétards, … est strictement interdit.
- Le stationnement des véhicules est interdit devant les entrées, sauf provisoirement pour déposer du matériel ou des denrées.
- Les issues de secours doivent rester libres d’accès.
- Il est strictement interdit de fumer dans le bâtiment.
- Après location, les sols seront balayés et lavés, les sanitaires et la cuisine seront nettoyés et lavés. Le nettoyage des éléments de cuisine sera effectué à l’eau savonneuse à l’aide d’une lavette : l’UTILISATION D’EPONGE ABRASIVE et de PRODUIT DECAPANT EST STRICTEMENT INTERDITE.
VIII – Police – Maintien de l’ordre
- Les utilisateurs doivent :
- respecter les consignes de sécurité et de police et interdire tout ce qui est prohibé par les lois et règlements,
- s’assurer que les participants n’utilisent que les locaux mis à leur disposition,
- prendre toutes les dispositions nécessaires pour éviter les troubles ou désordres qui pourraient se produire à l’intérieur ainsi qu’aux abords du bâtiment,
- respecter la tranquillité des riverains,
- cesser tout bruit inutile à partir de 22 heures, laisser les portes et fenêtres fermées et limiter le volume de la sonorisation.
IX – Notification responsable
- Le présent règlement est notifié aux demandeurs de location qui en accuseront réception.
- Ce règlement peut être modifié à tout moment par délibération du Conseil Municipal.
- Le non-respect du présent règlement engage l’entière responsabilité des attributaires.
- La Commune de Vieilles-Maisons ne pourra, pour quelque motif que ce soit, être tenue responsable des accidents de toutes natures, vols ou dommages dont pourraient être victimes les organisateurs ou les participants pendant les périodes de location, d’installation ou de remise en ordre de la salle, accès, parkings, …
X – Droit du Maire ou ses représentants
Le Maire ou un ou plusieurs représentants dûment mandatés pourront, en cas de problème, avoir accès aux locaux pendant toute la durée de la mise à disposition.
XI – Clause finale
La signature de la convention d’utilisation signifie la prise de connaissance et l’accord sans réserve de toutes les clauses et conditions du règlement d’utilisation de la salle polyvalente.
Règlement adopté par délibération du Conseil Municipal en date du 26 novembre 2021 .
Location de la vaisselle :
La réservation se fait auprès du Comité des fêtes :
Moïsette : 06.19.28.24.09. ou 02.38.94.85.15
